Inhaltsübersicht
- Datenaustausch zwischen SPARETECH und ERP-Systemen
- Manueller Datenaustausch
- Automatisierter Datenaustausch
- Vorteile und Benachteiligungen
- Zusammenfassung - Was ist das Richtige für Sie?
Datenaustausch zwischen SPARETECH und ERP-Systemen
Mit dem Digitalen Workflow in der SPARETECH App können Sie neue Materialien erstellen oder bestehende in Ihrem Materialstamm ändern. Zugleich können Sie mit Einblicke können Sie Ihre Datensätze mit Produktinformationen sowie Obsoleszenzinformationen direkt vom Hersteller anreichern.
Um die Leistungsfähigkeit von SPARETECH voll ausschöpfen zu können, ist ein regelmäßiger wechselseitiger Datenaustausch zwischen der Anwendung und Ihrem ERP notwendig:
- Von SPARETECH zu ERP (Ausgang): Zur Übertragung neuer Materialien, Werkserweiterungen oder Änderungen. Letzteres kann auch Datenanreicherungen oder Obsoleszenzinformationen aus der SPARETECH-Datenbank beinhalten.
- Von ERP zu SPARETECH (Inbound): Um die Materialnummern von neu angelegten Materialien zu übertragen und um sicherzustellen, dass die im ERP vorgenommenen Änderungen auch in SPARETECH berücksichtigt werden.
SPARETECH bietet zwei verschiedene Optionen für den ein- und ausgehenden Datenaustausch an, die sich in Bezug auf den Implementierungsaufwand, den Umfang der manuellen Interaktion und die Häufigkeit des Datenaustauschs unterscheiden. Dieser Blogbeitrag hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob der manuelle oder der automatisierte Datenaustausch das Richtige für Sie ist.
Manueller Datenaustausch
Der manuelle Datenaustausch ist der einfachste Weg, die Daten zwischen ERP und SPARETECH zu synchronisieren. Er funktioniert mit Datenaustauschdateien im .xlsx- oder .csv-Format, die alle relevanten Daten enthalten. Zunächst betrachten wir den Outbound (von SPARETECH zum ERP).
Ausgehender Datenaustausch
Bevor die Daten von neuen Materialwerken, Materialänderungen oder Werkserweiterungen in Ihr ERP gebracht werden können, muss ein Datenaustauschformat definiert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Excel-Tabelle, die alle relevanten Attribute der Materialstammdatensätze, z.B. Hersteller, Hersteller-Artikelnummer, Typenschlüssel usw., in einer bestimmten Reihenfolge enthält, damit sie von Ihrem ERP verarbeitet werden kann. Die Reihenfolge der Daten ist vollständig nach Ihren Anforderungen konfigurierbar. Alle in SPARETECH erstellten Daten können nun in dieser Vorlage exportiert werden. Die Vorlage könnte wie folgt aussehen:
Sobald Ihre Daten aufbereitet und in ein mit Ihrem ERP-System kompatibles Format exportiert sind, können Sie sie zur Aktualisierung der Daten in Ihrem ERP-System und zur Synchronisierung der Systeme verwenden.
Die manuelle Eingabe großer Datenmengen in ein ERP-System kann eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein. Um dies zu vermeiden, gibt es einige Möglichkeiten, wie der Massenupload in ERP-Systemen gehandhabt werden kann, einschließlich Lösungen von Drittanbietern, die sich auf die Automatisierung der Stammdatenverwaltung konzentrieren.
Tipp: Wenn Sie SAP verwenden, geben wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Methoden, die Sie für den Massenupload / die Pflege von Materialstammdaten verwenden können. Die meisten dieser Methoden erfordern IT-Unterstützung, um sie in Ihrem Unternehmen richtig einzurichten.
Eingehender Datenaustausch
In der Regel werden die Materialnummern im ERP-System generiert. Daher ist es wichtig, die Daten mit SPARETECH zu synchronisieren, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt mit Ihrem Materialstammdatensatz verknüpft sind. Daher ist es wichtig, dass auch ein Datenaustausch von SAP zurück zu SPARETECH (Inbound) stattfindet. Dadurch wird sichergestellt, dass auch alle anderen Datenänderungen, die in SAP vorgenommen werden, im Materialstamm in SPARETECH berücksichtigt werden. Dazu laden Sie einfach den SAP-Export Ihres Materialstamms in SPARETECH hoch. Die Daten werden dann im Hintergrund verarbeitet und Sie werden benachrichtigt, wenn die Aktualisierung abgeschlossen ist.
Frequenz
Die Häufigkeit des manuellen Datenaustauschs zwischen SPARETECH und Ihrem ERP und umgekehrt kann vom Kunden gesteuert werden und hängt von der Zeitkritik und der Häufigkeit der Änderungen ab.
Die Daten werden in der Regel entweder von der Person, die ein Material anlegt oder ändert, in das ERP-System übertragen, sobald der Erstellungs- bzw. Änderungsprozess abgeschlossen ist, oder sie können von einer zentralen Person/einem zentralen Team nach einem festen Zeitplan übertragen werden, z. B. täglich oder alle zwei Tage.
Von ERP bis SPARETECH variieren die typischen Aktualisierungszyklen von täglich bis wöchentlich und werden von einer zentralen Person/einem zentralen Team durchgeführt.
Anforderungen
- Relevante Stammdatenattribute müssen definiert werden
- Datenimportprozess in ERP möglich (z.B. über MM01, LSMW, Winshuttle/Precisely)
- Aktualisierungsprozess und verantwortliche Personen müssen definiert werden
Automatisierter Datenaustausch
Um manuelle Eingriffe im Tagesgeschäft zu vermeiden, bietet SPARETECH die Möglichkeit, Daten über eine API (Automated Process Interface) auszutauschen. Damit können alle in SPARETECH angelegten Materialstammdaten (Neuanlagen, Änderungen, Werkserweiterungen, auch Materialereignisse genannt) nahtlos mit Ihrem ERP synchronisiert werden, ohne dass zusätzliche Prozessschritte notwendig sind. Auch die Aktualisierung Ihres Materialstamms in SPARETECH funktioniert vollautomatisch ohne manuelle Eingriffe.
Um das Funktionieren des automatisierten Datenaustauschs zu gewährleisten, ist es wichtig, vorbereitende Schritte zu unternehmen, wie z. B:
- Definieren Sie den End-to-End-Geschäftsprozess, einschließlich relevanter Anwendungsfälle für die Integration und relevanter Felder und Attribute, die zwischen SPARETECH und Ihrem System ausgetauscht werden sollen
- Definition von Integrationskonzepten (z. B. High-Level-Architektur, siehe ein Beispiel unten).
- Koordinieren Sie diese Initiative intern mit Ihrem zentralen IT-Team und holen Sie sich die Zustimmung aller relevanten Interessengruppen.
Sobald diese Vorarbeiten abgeschlossen sind, können Sie mit dem Integrationsprojekt beginnen, das die folgenden Schritte umfasst:
- Durchführung der erforderlichen Konfigurationen und Entwicklungen
- Tests durchführen
- Einsatz in der Produktionsumgebung
Frequenz
Die Aktualisierungshäufigkeit liegt ganz in Ihrem Ermessen und kann von einigen Sekunden bis zu einmal pro Stunde oder pro Tag variieren.
Wollen Sie mehr erfahren?
Klicken Sie hier für den Blogbeitrag über die SPARETECH API und hier für die API-Dokumentation.
Vorteile und Benachteiligungen
Manueller Datenaustausch
➕ Geringer bis mittlerer Umsetzungsaufwand
➕ Geringe bis mittlere Einführungszeit
Flexibilität - Daten austauschen, wann immer Sie sie brauchen
➖ Manuelle Interaktion für den Datenaustausch erforderlich
➖ Latenzzeit mittel bis hoch
Automatisierter Datenaustausch
➕ Keine manuelle Interaktion erforderlich
➕ Datensynchronisation nahezu in Echtzeit
➕ Geringere Fehleranfälligkeit aufgrund fehlender manueller Eingriffe
➕ Minimaler Aufwand für Support und Wartung
➕ Skalierbarkeit
➖ Mittlere bis lange Durchführungszeit
➖ Erfordert IT-Kapazität
Zusammenfassung - Was ist das Richtige für Sie?
Manueller Datenaustausch
→ Wenn Sie sofort loslegen wollen
→ Wenn Sie nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügen
→ Wenn Ihre Datenerstellung nicht zu zeitkritisch ist
Automatisierter Datenaustausch
→ Wenn Sie in Ihrem Tagesgeschäft manuellen Aufwand vermeiden wollen
→ Wenn eine nahtlose und sofortige Datenübertragung wichtig ist
→ Wenn Sie IT-Ressourcen zur Verfügung haben
Tipp: Sie können jederzeit mit dem manuellen Datenaustausch beginnen - dies ist eine gute Basis für die spätere Implementierung des automatisierten Datenaustauschs!