Inhaltsübersicht
- Hintergrund: Schlechte Stammdatenqualität
- Duplikate aus dem Materialstamm entfernen - wo soll ich anfangen?
- Schlussfolgerung
Hintergrund: Schlechte Stammdatenqualität
Viele Unternehmen kämpfen mit der Qualität ihrer Stammdaten. Schlechte Datenqualität kann mit Datenredundanzen, Datenungenauigkeiten oder veralteten Informationen einhergehen. Dies führt zu ungenauen Berichten, erhöhtem Zeitaufwand für die Umstellung auf ein neues System, überschüssigen Beständen und Unzufriedenheit der Mitarbeiter.
Datenredundanz kann in der Regel bei Fusionen und Übernahmen von Unternehmen auftreten. Stammdatenduplikate sind auch aufgrund des schwierigen und ungenauen Suchprozesses und menschlicher Fehler möglich, wenn Benutzer doppelte Einträge erstellen, ohne dass im Vorfeld eine ordnungsgemäße Duplikatprüfung durchgeführt wurde.
In diesen turbulenten Zeiten konzentrieren sich die Unternehmen auf Prozessverbesserungen und Kostensenkungsinitiativen. Saubere, duplikatfreie Stammdaten sind die Grundlage für effiziente tägliche Aktivitäten. Darüber hinaus planen viele Unternehmen heutzutage eine Migration auf neue Software (z. B. von ECC auf S/4HANA) und die Notwendigkeit sauberer Stammdaten wird zur Priorität.
In diesem Blog wird der Prozess der Deduplizierung von Materialstammdaten behandelt.
Warum ist es wichtig, dass Ihre Materialstammdaten sauber und frei von Duplikaten sind?
Niemand arbeitet gerne mit Daten von schlechter Qualität. Schlechte Daten führen zu falschen Entscheidungen, Frustrationen und Vertrauensproblemen und kosten die Unternehmen auch viel Geld. Unsere Kunden haben zum Beispiel im Durchschnitt 9 % Dubletten, und das sind etwa 1 Mio. € an Bestand. Der Preis des Nichtstuns ist hoch. Je länger es dauert, Dateneingabefehler zu erkennen und zu korrigieren, desto höher ist der Preis. Die Regel 1-10-100 besagt, dass es 1 € kostet, die eingegebenen Daten zu überprüfen, 10 €, die Daten nachträglich zu bereinigen, und 100 €, wenn Sie nichts unternehmen.
Genaue, konsistente und duplikatfreie Daten tragen andererseits zu Prozessverbesserungen bei und sparen Zeit und Geld, indem sie die Komplexität und manuelle Tätigkeiten (z. B. bei Migrations-/Implementierungsprojekten) reduzieren. Die folgende Abbildung zeigt die Vorteile von sauberen, duplikatfreien Stammdaten.
Abbildung 1. Vorteile von sauberen Stammdaten ohne Duplikate
Duplikate aus dem Materialstamm entfernen - wo soll ich anfangen?
Der Prozess zur Beseitigung von Duplikaten ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von der Unternehmensgröße, den etablierten Prozessen, den verfügbaren Ressourcen und Werkzeugen ab. Die nachstehende Struktur kann jedoch als grober Rahmen betrachtet werden, der für jedes Unternehmen gilt.
Um Vorteile zu erzielen und sicherzustellen, dass Ihre Daten für die Migration in eine neue Umgebung bereit sind, oder um proaktiv zu verhindern, dass doppelte Elemente in Ihre Systeme gelangen, müssen Sie in den folgenden vier Kategorien denken: Politik und Richtlinien, Bereitstellungsmodell und Menschen, Prozesse sowie Technologie und Werkzeuge.
Abbildung 2: Schlüsselentscheidungen für die nachhaltige Beseitigung von Duplikaten.
Politik und Leitlinien
Bevor Sie mit dem Entfernen von Duplikaten beginnen, sollten Sie herausfinden, ob es in Ihrem Unternehmen bereits eine Richtlinie für den Umgang mit Duplikaten gibt und ob es Richtlinien für die Definition eines führenden Materials gibt. In einigen Unternehmen könnte dies bereits auf globaler Ebene für verschiedene Materialarten vorhanden sein, doch für viele unserer Kunden ist dieses Thema für Ersatzteile neu. Dies ist eine gute Gelegenheit, interne Richtlinien zur Beseitigung von Duplikaten und zur Vermeidung von Duplikaten auszuarbeiten.
Die Festlegung von Leitprinzipien für den Prozess kann ein guter Ausgangspunkt sein.
Kundenbeispiele für Leitprinzipien:
- Sicherstellung der Geschäftskontinuität zu jeder Zeit
- Gewährleistung von Transparenz
- Doppelten Aufwand vermeiden
Liefermodell und Mitarbeiter
Die Bereinigung Ihrer Daten, insbesondere das Entfernen von Duplikaten aus dem System, kann ein langwieriger Prozess sein, weshalb es wichtig ist, über ein Governance- und Support-Modell zu verfügen. Die Beseitigung von Dubletten ist ein gemeinschaftliches Unterfangen, an dem verschiedene Interessengruppen beteiligt sind, von regionalen Teams bis hin zum zentralen Stammdatenteam. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten an Bord sind und die Projektstruktur, den Entscheidungsfindungsprozess und die Kommunikationsverfahren verstehen.
Prozesse
Wie Abbildung 3 zeigt, beginnt der Deduplizierungsprozess mit einem soliden Plan, der mit der Prüfung, Analyse und Priorisierung Ihrer Daten beginnt, bevor die Erkenntnisse in Ihrem ERP-System angewendet werden.
Abbildung 3. Dreistufiger Prozess zur Entfernung von Duplikaten.
1. Daten-Audit durchführen
Unabhängig davon, ob Sie eine Massenbereinigung von Dubletten durchführen oder ein neues Material im Rahmen des Tagesgeschäfts erstellen, beginnt der Prozess mit der Bewertung der Daten und der Identifizierung potenzieller doppelter Datensätze im System.
Bei der Bewertung der Daten sollten Sie prüfen, ob die vorgeschlagenen Duplikate korrekt sind und ob zusätzliche Schritte erforderlich sind, z. B. die Einholung eines Sachverständigengutachtens oder die Anforderung weiterer Informationen.
2. Analysieren und Prioritäten setzen
Sobald die Eingabedaten validiert sind, besteht der nächste Schritt darin, die Materialabhängigkeiten zu ermitteln. Identifizierte Duplikate könnten bereits in Ihrem ERP-System verwendet werden - zum Beispiel könnte es eine offene Bestellung oder einen verfügbaren Bestand geben. Diese Folgebelege und Bestände müssen identifiziert und im System abgebildet werden, um sicherzustellen, dass das Gesamtbild berücksichtigt wird, bevor die nächsten Schritte unternommen werden.
Denken Sie bei der Ermittlung von Abhängigkeiten an die Systemperspektive sowie an alle anderen Abhängigkeiten, wie z. B. Beteiligte, Dokumentation und Bestandsetiketten.
Die Abhängigkeiten sind je nach Konfiguration für jede Organisation unterschiedlich, aber Sie können sich folgendes vorstellen:
ERP-System-Abhängigkeiten:
- Verfügbarer Bestand pro Material und Standort
- Offene Bestellung
- Wartungspläne
- Stücklisten
- Verträge
- Reservierungen
Andere Abhängigkeiten:
- Andere Systemabhängigkeiten (Gibt es andere Systeme, die betroffen sind?)
- Begrenzende Bedingungen (Gibt es begrenzende Bedingungen, die den Prozess der Festlegung des Leitmaterials beeinflussen können?)
- Stakeholder (Welche Stakeholder müssen in den Prozess einbezogen werden?)
- Interne Dokumentation
- Etiketten (Ist ein Umetikettierungsprozess erforderlich?).
Tipp für SAP-Anwender: So finden Sie abhängige Objekte für den Materialstamm: SARA-Transaktion→ Objekt "MM_MATNR" auswählen → auf das Symbol der Netzgrafik klicken. Hier sehen Sie eine Übersicht über die abhängigen Objekte im Materialstamm. Mehr Informationen.
Sobald alle Abhängigkeiten identifiziert sind, sollten Sie den Aufwand schätzen, der erforderlich ist, um diese Anpassungen im System an Stamm- und Bewegungsdaten sowie an nicht systembezogenen Aufwänden vorzunehmen.
Die Definition der führenden Materialien ist wahrscheinlich der Knackpunkt des Deduplizierungsprozesses. Viele unserer Kunden haben Mühe, den Entscheidungsbaum zu entwerfen, aber ein klares Bild aller Abhängigkeiten und eine Bemühungseinschätzung stellen sicher, dass der Prozess durch den notwendigen Input unterstützt wird.
Wir empfehlen Ihnen, sich auf Kriterien und Regeln für Ihr Unternehmen zu konzentrieren, die zur Straffung des Prozesses beitragen.
Beispiele von Kunden:
- "Unser Ziel ist es, den Gesamtaufwand zu minimieren; das Material mit dem höchsten Änderungsaufwand wird zum führenden Material.
- "Wenn alle Materialien der Dublettengruppe in denselben Werken verwendet werden und keine anderen einschränkenden Bedingungen vorliegen, wird die ältere Materialnummer als führende Materialnummer definiert.
- "Wenn eines der doppelten Materialien werksübergreifend verwendet wird und andere nur für ein Werk, dann ist das erste das führende Material, unabhängig vom Erstellungsdatum. Dies verhindert die komplizierte und zeitaufwändige Kommunikation zwischen mehreren Werken/Lagerorten und die zeitaufwändige Umetikettierung an verschiedenen Orten.
Wenn die "Eltern"- und "Kind"-Materialien identifiziert sind, ist es die Aufgabe des Kernteams, einen Umsetzungsplan zu erstellen, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos abläuft und der Umfang klar ist.
Eine solide Grundlage für einen solchen Umsetzungsplan besteht aus: einem definierten Umfang von Maßnahmen für die Materialien der Eltern" und der Kinder", einer Kernteamstruktur für die Durchführung der Maßnahmen, einem Sitzungsrhythmus und einem Kommunikationsansatz sowie einem geschätzten Zeitrahmen.
Bei der Erarbeitung des Umsetzungsplans müssen für jedes Material individuelle Entscheidungen getroffen werden.
Für "Eltern"-Materialien:
- Einige der Merkmale müssen auf der Grundlage der Informationen aus den "Kind"-Materialien aktualisiert werden.
Für "Kinder"-Materialien:
- Der Status des Materials muss aktualisiert werden:
- Werden "Kinder"-Materialien für die Beschaffung gesperrt? Wenn der Deaktivierungsprozess langwierig ist, muss ein Material möglicherweise für eine Nachbestellung verfügbar sein.
- Wann sollten "Kinder"-Materialien zur Löschung markiert werden? In der Regel, wenn der Bestand ausgelagert wird und niemand mehr dieses Material benötigt, kann es zur Löschung markiert werden.
3. Umsetzung
Der Prozess der Beseitigung von Dubletten kann bis zu einem Jahr dauern. Der definierte Implementierungsplan wird Ihrem Team helfen, Duplikate zu entfernen und Änderungen in Ihrem ERP-System vorzunehmen, die Dokumentation zu aktualisieren und die Bestände bei Bedarf neu zu etikettieren.
Hauptaktivitäten:
- Beseitigung von Abhängigkeiten (Offene Bestellungen schließen, Bestände entfernen, abhängige Objekte aktualisieren usw.)
- Führende Materialien mit fehlenden Merkmalen erweitern
- Alle relevanten Interessengruppen informieren
- Material deaktivieren: Sperren für die Verwendung / Markieren für die Löschung von nicht-führenden Materialien
- Dokumentation aktualisieren
- Lagerbestände neu etikettieren
Technologie und Werkzeuge
Das manuelle Durchsuchen von Tausenden von Ersatzteil-Stammdaten und die Identifizierung von Duplikaten ist eine Mammutaufgabe und kann je nach Größe Ihres Materialstamms nahezu unmöglich erscheinen. Die Datenbereinigung wird oft jahrelang vernachlässigt oder ist aufgrund fehlender Werkzeuge und Prozesse nur schwer zu implementieren.
Software-Tools wie SPARETECH können den Prozess der Identifizierung und Entfernung von Duplikaten erheblich erleichtern. Durch die Verwendung von Abgleichsalgorithmen und den Vergleich der Materialinformationen mit den ursprünglichen Herstellerdaten können Materialstämme automatisch auf Duplikate und veraltete Ersatzteile gescannt werden. Auf diese Weise kann der manuelle Aufwand für das Wartungspersonal erheblich reduziert werden.
Erfahren Sie in diesem Erklärvideo mehr darüber, wie Automatisierungssoftware wie SPARETECH Sie bei der Bereinigung Ihrer Stammdaten unterstützen kann.
Schlussfolgerung
Genaue und konsistente Stammdaten sind der Schlüssel zu Prozessverbesserungen und Transparenz im industriellen Ersatzteilwesen. Es versteht sich von selbst, dass gute Daten mehr Vertrauen in die Daten schaffen. Der Einsatz von Software-Tools wie SPARETECH zu einem frühen Zeitpunkt im Ersatzteilanforderungsprozess sowie im Rahmen von Stammdatenbereinigungsaktivitäten eröffnet den Instandhaltungs- und Stammdatenteams neue Einblicke und fördert datengestützte Entscheidungen innerhalb des Unternehmens.
Ein effektiver Ansatz zur Beseitigung von Duplikaten kann dazu beitragen, die Datenqualität zu verbessern und den manuellen Aufwand bei der Migration auf ein neues System zu verringern. Es versteht sich wohl von selbst, dass es sich dabei nicht nur um eine einmalige Massenbereinigung handelt, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Kultur der Datenbereinigung zu schaffen und Ihr System frei von Duplikaten zu halten. Dazu gehören z. B. die Schulung der Mitarbeiter in der korrekten Eingabe von Materialien in den Materialstamm, die Einführung von Qualitätskontrollmaßnahmen und spezieller Software sowie die Beschränkung der Anzahl der Benutzer, die einen Materialstamm im System anlegen können.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Analysieren Sie Ihre Stammdaten genau und identifizieren Sie Duplikate so früh wie möglich.
Fangen Sie Datenprobleme zu Beginn des Stammdatenerstellungsprozesses ab und verhindern Sie, dass Duplikate in das ERP-System gelangen.
- Legen Sie einen Prozess und ein Projektteam fest, um den Deduplizierungsprozess zu koordinieren.
Der Prozess der Entfernung von Duplikaten kann langwierig sein und erfordert den Beitrag verschiedener Interessengruppen - es ist am besten, ein zentrales Projektteam einzurichten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten an Bord sind.
- Nutzen Sie Tools, die Ihnen helfen, Duplikate zu identifizieren und die Qualität Ihrer Ersatzteildaten zu verbessern.
Nutzen Sie Software-Tools, um Ihre täglichen Aktivitäten effizienter zu gestalten und die Identifizierung von Duplikaten zu erleichtern. Die Verwendung des richtigen Automatisierungswerkzeugs in Kombination mit dem Prozess der Duplikateliminierung wird einen echten Mehrwert schaffen.
Wenden Sie sich an das SPARETECH-Team, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie auf Ihrem Weg zur Verbesserung der Datenqualität unterstützen können.