Inhaltsübersicht
Die Herausforderung
Unbeabsichtigte Duplikate im Materialstamm verursachen verschiedene Ineffizienzen in der Ersatzteilverwaltung. Doppelte Lagerhaltung und doppelte Bestellungen führen zu erhöhten Lager- und Bestellkosten, verschwenden Lagerplatz und verursachen Intransparenz zwischen Werken, Abteilungen und Lagerorten. Gerade in Zeiten von Engpässen und langen Lieferzeiten ist diese Transparenz und Kosteneffizienz jedoch elementar.
SPARETECH verschafft Ihnen Einblicke in Ihre Materialstammdaten. Neben der Möglichkeit, die Stammdaten mit Originalherstellerdaten und Auslaufinformationen zu ergänzen, werden Dubletten innerhalb Ihres Materialstamms zuverlässig identifiziert.
Aber wie im Blogeintrag über Duplikate erläutert, müssen auch nach der eindeutigen Identifizierung von Duplikaten durch die SPARETECH-App viele Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
Dieser Blogeintrag soll Ihnen einen Einblick in ein konkretes, praktisches Beispiel geben, wie Sie mit der SPARETECH-App in Ihrem Materialstamm Dubletten erkennen können und wie der entsprechende nachgelagerte Prozess für diesen Kunden gestaltet ist.
Dublettenbearbeitung mit SPARETECH in der Praxis
Beispiel ElringKlinger AG
Ausgangspunkt für die Dublettenbereinigung bei ElringKlinger ist der Bereich Einblicke der SPARETECH-App, in dem alle identifizierten Dubletten des hinterlegten Materialstamms nach der zugehörigen SPARETECH-ID gruppiert sind. So werden alle Materialien einer Dublettengruppe unter dem Reiter Neu aufgelistet, die die gleichen identifizierenden Merkmale haben, aber unterschiedlichen ERP-Materialnummern zugeordnet sind.
Bei ElringKlinger übernimmt ein zentrales Stammdatenteam die Aufgabe der unternehmensweiten Dublettenbereinigung, um eine korrekte und effektive Bearbeitung sicherzustellen. So können alle Dublettengruppen und die nachfolgend beschriebenen Prozessschritte gebündelt durchgeführt werden.
Unter dem Motto "Mobilität erleben - Zukunft entwickeln" beschäftigt der unabhängige Automobilzulieferer über 9500 Mitarbeiter an 45 Standorten weltweit. Das Produktportfolio der ElringKlinger-Gruppe reicht von Zylinderkopfdichtungen über Leichtbaukomponenten bis hin zu kompletten Elektroantrieben.
Seit 2020 arbeiten ElringKlinger und SPARETECH erfolgreich eng zusammen, um die Zukunft zu entwickeln. So konnten bereits 7 % der Dubletten im globalen Materialstamm identifiziert und bereinigt werden, was die entsprechenden Bestände sofort reduzierte.
Für den nachgelagerten Prozess der Dublettenbereinigung werden die neuen Dublettengruppen über die SPARTECH-App aus dem zentralen Stammdatenteam heruntergeladen. In der so erzeugten Excel-Datei werden die Dubletten untereinander aufgelistet und können über die SPARTECH-ID gefiltert werden. Diese Datei ist die Grundlage für ElringKlinger, um die Dubletten aus dem ERP-System zu bereinigen.
1. Sammeln und Prüfen
Zunächst werden die Dublettengruppen im aus der SPARETECH-App generierten Export mit Hilfe von zusätzlichem internen Fachwissen abschließend geprüft. Im Falle einer eindeutigen Dublette wird im folgenden Schritt die führende Materialnummer definiert.
Besteht bei der Endkontrolle Unsicherheit darüber, ob es sich um ein Duplikat handelt, muss dies abschließend verifiziert werden. Hier erfolgt entweder eine kurze Plausibilitätsprüfung über die Website des Herstellers oder die Entscheidung über das Duplikat wird über eine Fotoanforderung im jeweiligen Lager und mit dem Fachwissen der Kollegen vor Ort getroffen.
2. Führende Materialnummer definieren
Nach der Prüfung der Dublettengruppen definiert das ElringKlinger-Stammdatenteam für jede dieser Gruppen eine führende Materialnummer, so dass fortan nur noch eine ERP-Materialnummer für das gleiche Material in den Stammdaten hinterlegt ist.
Bei der Entscheidung, welche Materialnummer künftig führend sein wird, orientiert sich ElringKlinger vor allem daran, wie viele und in welchen Lagerorten die Materialnummern einer Dublettengruppe vorhanden sind.
Fall A
Alle Materialnummern aus der Dublettengruppe befinden sich in der gleichen Anzahl von Lagerorten und es gibt keine weiteren einschränkenden Bedingungen.
→ Die älteste Materialnummer wird als führende Materialnummer definiert, da alle später angelegten Materialien Duplikate dieser Materialnummer sind.
Fall B
Eine der Materialnummern aus der Dublettengruppe befindet sich in mehr Lagerorten als die übrigen Materialnummern der Gruppe
→ Diese eignet sich als führende Materialnummer unabhängig vom Datum der Neuanlage, da dadurch die komplizierten und zeitaufwendigen Nachfolgeprozesse in den Lagerorten auf ein Minimum reduziert werden.
Nachdem die führende Materialnummer ermittelt wurde, werden die spezifischen Daten der Duplikate mit unterschiedlichen Materialnummern zum führenden Materialsatz hinzugefügt. So werden beispielsweise Inhalte wie Bestand, Lagerorte, Lieferanteninformationen und Equipmentnummern in den führenden Materialnummernsatz migriert. Dies kann entweder über eine Materialänderung geschehen oder, wenn die Dubletten in einem anderen Werk liegen, über die Materialwerkserweiterung auf die anderen Werke.
So wird eine führende Materialnummer ermittelt, die in Zukunft bei der Verwendung des ehemaligen Dublettenmaterials verwendet werden kann. Anschließend werden alle anderen Materialnummern der Dublettengruppe, die nicht mehr verwendet werden sollen, entsprechend gekennzeichnet und der abschließende physische Prozess der Umetikettierung gestartet.
3. Löschungsvermerke und Umetikettierung
Nachdem die führende Materialnummer ermittelt und alle relevanten Daten in diesen Stammdatensatz migriert wurden, müssen zukünftige Interaktionen mit den Materialnummern der Dubletten vermieden werden. Zu diesem Zweck setzt das ElringKlinger-Stammdatenteam für diese im ERP-System eine Löschvormerkung, die unter anderem dafür sorgt, dass das Material nicht mehr unter dieser Materialnummer geplant werden kann.
Dabei ist zu beachten, ob es noch offene Aufträge für die zu sperrende Materialnummer gibt. Andernfalls kann bei Materialien mit Löschvermerk der Wareneingang nicht durch den Lageristen vor Ort bestätigt werden.
Parallel zu dem oben beschriebenen Prozess der Anpassung der Materialnummern im System muss ElringKlinger auch die physischen Bezeichnungen (sogenannte Labels) der Lagerorte anpassen. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ersatzteil bis zum physischen Lagerort vor Ort durchgängig mit der neuen führenden Materialnummer gekennzeichnet ist und es keine Abweichungen zur ERP-Systemlandschaft gibt. Dazu werden parallel zum datenbasierten Prozess die Verantwortlichen für die jeweiligen Lagerorte informiert, damit dort die physische Umetikettierung der Lagerorte beginnen kann.
Mit diesem Schritt ist der Bereinigungsprozess für die Dubletten abgeschlossen. Die Dubletten sind sowohl im ERP-System als auch physisch im Lager erfolgreich bereinigt worden. Durch eine regelmäßige Aktualisierung des Materialstamms in der SPARETECH-App sind die Änderungen auch hier für alle Anwender sichtbar. Dank der Live-Dublettenprüfung beim Anlegen eines neuen Materials mit der SPARETECH-App ist der Materialstamm auch in Zukunft vor Dubletten geschützt. So kann die Stammdatenqualität des Materialstamms auf einem nachhaltig hohen Niveau gehalten werden.
Beispiel WEPA Hygieneprodukte GmbH
Auch bei der WEPA Hygieneprodukte GmbH kümmert sich ein zentrales Stammdatenteam um die Definition der führenden Materialnummer und die Dublettenbereinigung. Vieles ist gleich wie bei ElringKlinger, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied. Hier werden keine Materialnummern zusammengeführt oder kombiniert, sondern die vorhandenen werden mit einem Status versehen und dann verbraucht.
Die verwendeten Status:
- Aktiv
"überlebend" / führende Materialnummer - Ausgelaufen
Die Materialnummer hat derzeit noch Bestand, der verwendet werden kann. Sobald es keinen Bestand mehr gibt, wird diese Materialnummer auf Ausgelaufen setzen - Obsolet
Die Materialnummer ist nicht mehr auf Lager und wird nicht mehr verwendet oder bestellt.
So werden über den Verbrauch der verbleibenden Positionen der duplizierten Materialnummern nach und nach alle (außer der führenden Materialnummer) auf den Status Obsolet gesetzt. Auch hier werden die betroffenen Werke und Abteilungen natürlich vom zentralen Stammdatenteam über die Änderungen informiert.
Die WEPA-Gruppe ist ein Familienunternehmen, das nachhaltige und innovative Hygienepapiere herstellt. Mit rund 4.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 1,3 Milliarden Euro ist WEPA einer der drei größten europäischen Hersteller von Hygienepapieren. Die WEPA-Gruppe verfügt europaweit über 13 Produktionsstandorte in Deutschland, Polen, Frankreich, Italien, Großbritannien und den Niederlanden.
Erfahren Sie im Video mehr über das Ersatzteilmanagement der WEPA:
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