Inhaltsübersicht
- Fünf bekannte Herausforderungen im Ersatzteilmanagement
- Digitale Lösungen treiben Innovation im Ersatzteilmanagement voran
Ein typisches Szenario, das jeder Wartungstechniker kennt: Eine Maschine fällt aufgrund eines defekten Bauteils aus und die Anlage muss so schnell wie möglich wieder in Betrieb genommen werden. Das geht aber nur, wenn das richtige Ersatzteil auf Lager ist und schnell gefunden werden kann.
Angesichts der enormen Vielfalt an Ersatz- und Verschleißteilen ist es physisch (in Bezug auf die Lagerfläche) und wirtschaftlich (in Bezug auf die Kosten für die Bestandsverwaltung) unmöglich, alle Teile der Maschinen auf Lager zu halten. Es kann daher teuer und zeitaufwendig sein, wenn ein Ersatzteil plötzlich nicht mehr verfügbar ist.
Vor welchen Herausforderungen stehen die Instandhaltungsteams im Ersatzteilmanagement? Welche neuen Prozesse und Tools unterstützen die MRO-Transformation?
"Die Hersteller halten Millionen von Ersatzteilen in ihren Produktionsnetzen vorrätig, ohne sich darüber im Klaren zu sein, dass bis zu 50 % dieser Teile in den letzten drei Jahren nicht verwendet wurden. Das bindet Kapital und verursacht unnötige Lager- und Beschaffungskosten. Mit Hilfe von Softwarelösungen zur Optimierung des Ersatzteilmanagements können Unternehmen erhebliche Einspar- und Lagerpotenziale freisetzen."
Martin Weber | Geschäftsführer von SPARETECH
Fünf bekannte Herausforderungen im Ersatzteilmanagement
Heute müssen sich Instandhaltungsfachleute auf oft fragmentierte, nicht digitalisierte MRO-Systeme verlassen. Da Anlagenbetreiber oft mit mehreren Maschinenherstellern und -lieferanten zusammenarbeiten, wird die fehlende Transparenz bei gemeinsamen Ersatzteilen und deren Preisen zu einer großen Herausforderung. Diese Fragmentierung kann zu verschiedenen Konsequenzen führen, darunter hohe Maschinenausfallzeiten, erhöhte Beschaffungskosten für (kurzfristige) Ersatzteilbestellungen und hohe Lagerbestände aufgrund der Anhäufung von überschüssigen und "just in case"-Ersatzteilen.
Die genannten Herausforderungen ergeben sich aus Problemen, die häufig bereits bekannt sind:
- Schlechte Qualität der Stammdaten im ERP-System, einschließlich Duplikaten, unvollständigen Einträgen und veralteten Teilen, neben anderen fehlerhaften Daten, die im System gespeichert oder eingegeben werden.
- Der hohe manuelle Aufwand bei der Identifizierung oder Erstellung von Ersatzteilen führt zu zeitraubenden Aufgaben und menschlichen Fehlern.
- Mangelnde Transparenz darüber, welche Teile im Produktionsnetz des Unternehmens verfügbar sind.
- Keine Transparenz über bestehende Beschaffungsalternativen und die daraus resultierenden höheren Beschaffungskosten.
- Fehlende interne Prozessoptimierung, die über den Kauf von Werkzeugen hinausgeht.
Probleme im Ersatzteilmanagementprozess und häufige Ursachen
Eine klassische Situation: Schlechte Stammdatenqualität im ERP-System
Angenommen, ein Ersatzteil wird aufgrund eines Maschinenausfalls oder der Ankündigung eines Ausfalls (Qualitätsproblem) benötigt. Um das Problem zu lösen, suchen Sie im ERP-System (z. B. SAP) nach dem benötigten Ersatzteil, können es aber nicht finden.
Hierfür kann es verschiedene Gründe geben:
- Das Teil wurde noch nie im System angelegt und bestellt
- Das Teil wurde fehlerhaft angelegt, z.B. Tippfehler in der Artikelnummer oder Typenbezeichnung
- Die Suche selbst ist fehlerhaft durchgeführt worden, z.B. ein Tippfehler in der Artikelnummer oder ein Schreibfehler
Traurig aber wahr: Der Mensch ist die eigentliche Ursache für viele potentielle Fehlerquellen. Der eigentliche Engpass liegt oft ganz am Anfang: Bei der Anschaffung einer neuen Maschine werden zunächst nicht alle Ersatzteilinformationen (Stückliste) in das ERP-System übertragen - entweder weil die manuelle Erstellung viel zu lange dauern würde oder weil nicht alle Listenpositionen als relevant angesehen werden (z.B. Teile, die in der Regel nicht kaputt gehen).
Wenn das Teil jedoch nicht korrekt erstellt wird, kann dies zu einer langsamen Umschlagshäufigkeit führen, was ein unnötig überfülltes Lager mit physisch gelagerten Teilen zur Folge hat, die nicht mehr nachgefragt werden.
Hoher manueller Aufwand
Der hohe manuelle Aufwand im Ersatzteilmanagement, sei es beim Anlegen neuer Materialien oder bei der Suche nach den benötigten Ersatzteilen im Falle eines Maschinenausfalls, ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Eine durchschnittliche Ersatzteilliste enthält 650 Positionen, wobei eine manuelle Prüfung bis zu 5 Minuten pro Position dauern kann. Die Bearbeitung einer einzigen Liste kann bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen. Kein Wunder, dass die Prüfung von Ersatzteillisten in Wartungsteams nicht sehr beliebt ist.
Andererseits kann eine unvollständige oder gar fehlende Bearbeitung dieser Listen dazu führen, dass bereits auf Lager befindliche Teile erneut eingekauft werden, höhere Preise gezahlt werden müssen und sich ein Überbestand ansammelt, obwohl das benötigte Ersatzteil vielleicht schon im Lager vorhanden ist.
Keine Transparenz über schnelle und kostengünstige Bezugsquellen
Nachdem ein Ersatzteil im System angelegt wurde, besteht der nächste Schritt darin, eine kostengünstige und zuverlässige Bezugsquelle zu finden.
Die manuelle Suche über Internetplattformen wie Google, Bing oder eBay ist zeitaufwändig und liefert hauptsächlich technische Produktinformationen des Händlers. Viele Teile, insbesondere von Anlagenherstellern, sind überhaupt nicht recherchierbar, was die mangelnde Datenverfügbarkeit unterstreicht.
Außerdem kann man hier oft nicht davon ausgehen, dass die Produkte preiswert sind, da die am höchsten platzierten Anbieter am meisten für Anzeigen bezahlen und somit die Suchergebnisse dominieren.
"Die Suche in unzähligen Herstellerportalen oder das Warten auf ein verbindliches Angebot des Kundendienstes ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostspielig - vor allem, wenn es im Falle einer unerwarteten Störung darum geht, schnell das richtige Ersatzteil zu finden, um die Maschine wieder zum Laufen zu bringen."
Benedikt Weiss | Senior Customer Success Manager bei SPARETECH
Fehlende standort- oder unternehmensübergreifende Zusammenarbeit bei Ersatzteilen
Der Mangel an standortübergreifenden Informationen über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen im Produktionsnetz ist ebenfalls ein großes Problem. Dieses Problem ist häufig auf IT-Barrieren zurückzuführen, die den effektiven Informationsaustausch behindern.
Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit durch die schlechte Qualität der Stammdaten aller am Produktionsnetzwerk beteiligten Akteure erschwert. Skalierungseffekte im Unternehmen können nicht realisiert werden, weil die Daten nicht zur Verfügung gestellt werden, nicht vergleichbar sind und manchmal sogar falsch sind.
Fehlende Prozesse
Natürlich wissen viele Hersteller, dass sie Probleme haben. Den meisten fehlt es jedoch an Erfahrung und Prozessen, um die Probleme zu lösen, die Software allein nicht wirksam beheben kann - eine Herausforderung, die bei IT-Projekten häufig auftritt. Daher sollte der Projektumfang über die Einführung neuer IT-Tools hinausgehen und die Entwicklung neuer Prozesse und deren Umsetzung durch Änderungsmanagement umfassen.
In manchen Fällen entsteht eine Diskrepanz auf der Ebene der Zuständigkeiten: zwischen den Entscheidungsträgern, die den Wert der Standardisierung und Bereinigung von Daten sehen, und dem Wartungspersonal und den Technikern, die für die Umsetzung verantwortlich sind. Eine erfolgreiche Software-Implementierung erfordert einen erheblichen manuellen Aufwand seitens der Mitarbeiter vor Ort. Unternehmen, die diesen Aufwand auf sich nehmen, werden langfristig davon profitieren, während diejenigen, die dies nicht tun, oft mehr Ressourcen aufwenden müssen, um den Rückstand aufzuholen.
Die Integration mit den IT-Systemen der Kunden (APIs und ERP-Systeme) ist oft eine Herausforderung. Viele Softwarelösungen bieten API-Verbindungen an, die jedoch von den IT-Teams auf Kundenseite implementiert werden müssen, was oft eine zusätzliche Hürde darstellt.
Digitale Lösungen treiben Innovation im Ersatzteilmanagement voran
Die gute Nachricht ist, dass es nicht so weit kommen muss!
Softwarelösungen für das Ersatzteilmanagement können diese Herausforderungen direkt angehen, das Ersatzteilmanagement rationalisieren und die Effizienz steigern.
⚙️ Automatisierte Stammdatenverwaltung
Moderne Softwaretools können die Pflege von Stammdaten automatisieren und so die Genauigkeit sicherstellen, indem sie kontinuierlich Fehler wie doppelte oder veraltete Einträge erkennen und korrigieren. Durch die direkte Integration in ERP-Systeme gewährleisten diese Lösungen eine hohe Datenqualität, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
SPARETECH befreit Ihr Team von lästiger Verwaltungsarbeit mit automatisierten Stücklistenprüfungen für neue Maschinen, proaktiven Obsoleszenz-Meldungen und kontinuierlichem ERP-Stammdatenmanagement.
⚙️ Rationalisierte Ersatzteilbeschaffung
Mit zentralisierten Datenbanken, Softwarelösungen und dem Zugang zu einem Netzwerk von Lieferanten kann die Beschaffung von Ersatzteilen deutlich schneller und effizienter erfolgen. Diese Lösungen bieten automatische Vergleiche von Lieferantenoptionen auf der Grundlage von Preisen, Lieferzeiten und Zuverlässigkeit und ermöglichen so schnellere und kostengünstigere Beschaffungsentscheidungen.
SPARETECH optimiert die Beschaffungskosten durch Echtzeitinformationen über kompatible Teile, potenzielle Lieferanten und Einkaufspreise.
⚙️ Standortübergreifende Portfoliotransparenz
Softwarelösungen für die Instandhaltung bieten einen einheitlichen Überblick über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen an mehreren Standorten, wodurch interne Silos aufgebrochen werden und eine bessere Ressourcenzuweisung möglich ist.
SPARETECH ermöglicht durch MRO-Transparenz Synergien zwischen Produktions- und Drittstandorten zu erzielen.
⚙️ Integration in bestehende Systeme
Diese Software-Tools sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur, einschließlich ERP-Systeme, integrieren lassen. Flexible APIs ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch und sorgen dafür, dass die neue Software den laufenden Betrieb nicht stört, sondern verbessert. Diese Integration hilft Unternehmen, ihre bestehenden Investitionen zu nutzen und gleichzeitig effizientere Prozesse einzuführen.
Erfahren Sie mehr über SPARETECH API und die Möglichkeiten des Datenaustauschs zwischen SPARETECH und ERP-Systemen.
"Software-Tools sind keine "Wunderwaffe", die automatisch alle Probleme im Zusammenhang mit Ersatzteilen löst. Erfolg erfordert aktive Nutzung und Anstrengung, wie der Kauf einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio, die ohne Bewegung keine Fitness garantiert.
Wir beobachten, wie unsere erfolgreichen Kunden SPARETECH nutzen, um ihre Prozesse im Ersatzteilmanagement zu optimieren und die besten Ergebnisse zu erzielen. Diese Erkenntnisse fließen in Form von hilfreichen Funktionen in die App ein."
Thomas Karbe | Produktmanager bei SPARETECH