Reduzierung der Ersatzteilbestände

Ausgangssituation: Herausforderungen bei Beständen und Ausgaben

Idahoan Foods betreibt drei Produktionsstätten in Idaho, von denen eine gerade erweitert wird. Zuvor arbeiteten diese Werke unabhängig voneinander und verwalteten getrennte Ersatzteilbestände mit geringer Koordination. Dieser isolierte Ansatz - kombiniert mit schnellem Wachstum und häufigen Änderungen im Instandhaltungssystem - hat zu erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung des MRO-Bestands an allen Standorten geführt. Das Unternehmen sah sich mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert:

Mangelnde Genauigkeit und Standardisierung der Daten

Das Fehlen eines speziellen Stammdatenmanagers und einheitlicher Dateneingabestandards führte zu erheblichen Problemen bei der Datenqualität im gesamten System, z. B. uneinheitliche Benennungskonventionen und Beschreibungen für Teile. Dies führte häufig zu ungenauen Daten oder doppelten Einträgen derselben Teile unter verschiedenen Lieferantennummern, was die Transparenz der Bestände und Ausgaben negativ beeinflusste.

Operativer Druck auf die Bestandsverwaltung

Idaho Falls ist eine relativ isolierte Stadt, was die Beschaffung erschwert. Als Unternehmen mit Dauerbetrieb hielt Idahoan Foods bewusst höhere Lagerbestände vor – auch bei nicht kritischen Ersatzteilen –, um Produktionsausfälle zu vermeiden. Diese Betriebsintensität stellte eine ständige Herausforderung dar, um die Lagerbestände mit der Notwendigkeit einer zuverlässigen Anlagenleistung in Einklang zu bringen.

Infolgedessen blieb ein erheblicher Teil des Inventars ungenutzt. Nach der Einführung von SPARETECH zeigte sich, dass nahezu 50% des Bestands seit drei Jahren keine Bewegung aufwies. Von 13.000 SKUs wurden nur etwa 6.500 bis 7.000 aktiv genutzt.

Mangelnde Transparenz bei veralteten Ersatzteilen

Eine weitere zentrale Herausforderung war die Anhäufung veralteter Ersatzteile im Bestand. Nachdem das Team festgestellt hatte, dass 50% des Bestands seit drei Jahren keine Bewegung aufwies, führte es eine erste Überprüfung durch und stellte sofort fest, dass 10 % dieser Teile veraltet waren. Diese Ersatzteile gehörten zu Anlagen, die im Zuge von Modernisierungen und Erweiterungen des Werks ausgetauscht oder demontiert wurden. Ohne einen strukturierten Prozess für die Verwaltung veralteter Bestände beanspruchten diese Teile viel Platz und Ressourcen.

 

Implementierung der Lösung: SPARETECH MRO-Software

Um diese Herausforderungen zu meistern, implementierte Idahoan Foods die MRO-Software von SPARETECH, die Zugang zu 30 Millionen einzigartigen Ersatzteilkatalogeinträgen mit KI-gestützten Such- und Querverweisfunktionen bietet. Die Implementierung begann mit einer gründlichen Analyse und Bereinigung der Ersatzteildaten, gefolgt von einem vollständigen Datenaustausch mit dem ERP-System des Unternehmens.

Das Unternehmen nutzt wichtige Funktionen, darunter die Erkennung von Duplikaten, Veralterungsempfehlungen auf der Grundlage der Originalinformationen der Hersteller und standardisierte Teilebeschreibungen für alle Werke.

Umsetzung

Der Umsetzungsprozess verlief in folgenden Schritten:

• Ein Proof of Value (PoV), basierend auf einem ersten Datenexport aus dem ERP-System, lieferte bereits nach 30 Tagen erste Mehrwerte.
• Nach dem erfolgreichen Proof of Value erfolgte die Abstimmung zum Datenaustausch und Migrations-Setup.
• Anschließend wurden eine Strategie zur Benutzerakzeptanz entwickelt und ein Vor-Ort-Besuch bei Idahoan Foods durchgeführt. Das Ergebnis:
  • Konsolidierung und Standardisierung der Ersatzteilerfassung zur Sicherstellung der Datenkonsistenz
  • Integration einer webbasierten Benutzeroberfläche für Wartungs- und Beschaffungsteams
• Schließlich wurde ein vollständiger Datenaustausch mit der bestehenden Systemlandschaft, dem ERP-System Microsoft Dynamics 365, eingeführt.

"Die Effizienz von SPARETECH war bemerkenswert. Wir stellten SPARETECH unsere Ersatzteildaten zur Verfügung, und sie analysierten diese und lieferten uns vorläufige Ergebnisse – noch bevor wir überhaupt den Vertrag abgeschlossen hatten. In dem Moment, in dem wir den Vertrag unterzeichneten, hatten wir sofort Zugang zu umsetzbaren Ergebnissen, die wir sofort implementieren konnten."

Jim Devenney
Beschaffungsmanager | Idahoan Foods

 

Wichtige Ergebnisse: Optimierung der Bestände und Kosten

Bereits im ersten Jahr der Zusammenarbeit mit SPARETECH erzielte Idahoan Foods deutliche Verbesserungen: eine höhere Datenqualität, reduzierte Lagerbestände, gesteigerte betriebliche Effizienz an allen Standorten sowie einen transparenteren Beschaffungsprozess.

Erstzteilbestandsoptimierung

• Identifizierung von nicht bewegten Beständen im Wert von etwa 3 Millionen Dollar über einen Zeitraum von 3,5 Jahren
• Beseitigung veralteter Teile im Wert von etwa 500.000$ nach der ersten Analyse
• 50% Bestandsreduzierung bei werksübergreifenden Gleichteilen

Über einen Zeitraum von 3,5 Jahren haben nicht bewegte Bestände im Wert von etwa 3 Millionen Dollar ermittelt. Allein in unserem ersten Durchgang haben wir veraltete Teile im Wert von 500.000$ beseitigt.

Jim Devenney
Beschaffungsmanager | Idahoan Foods

Verbesserungen der Datenqualität

• Definierter Prozess für die Ersatzteilneuanlage im SPARETECH-System zur Sicherstellung der Datenkonsistenz
• Beseitigung von doppelten Einträgen durch KI-gestützte Dublettenprüfung in Echtzeit
• Standardisierte Teilebeschreibungen in allen drei Werken

"Wir haben unser MRO-Datenmanagement gestrafft. Anstatt Teile direkt in unserem ERP-System anzulegen, nutzten wir zunächst SPARETECH, das sofort erkennt, ob wir das Teil bereits haben und alle notwendigen Informationen bereitstellt. Auf diese Weise können wir Teile effizient mit vorhandenem Equipment und Standorten verknüpfen sowie neue Produkte in unserem ERP-System anlegen, wobei wir uns auf die Qualität der Daten verlassen können. Dieser Ansatz in Verbindung mit der ständigen Überprüfung von Duplikaten hat unsere Bestands- und Beschaffungsentscheidungen erheblich verbessert."

Jim Devenney
Beschaffungsmanager | Idahoan Foods

Operative Effizienz

• Erfolgreiche Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics 365
• Verbessertes Verfahren zur Identifizierung und Wiederauffindung von Teilen in allen drei Produktionsstätten
• Erstmalige proaktive Identifizierung und Planung des Austauschs obsoleter Teile

"Der Arbeitsaufwand und die Genauigkeit, mit der unser System verändert wurde, sind hervorragend. Wir wissen jetzt tatsächlich, welchen Bestand wir haben. Wir wissen, um welches Teil es sich handelt, wir wissen, in welcher Anlage es sich befindet. Wir wissen, wie viele wir haben und ob wir sie verwenden, was für uns ein großer Schritt nach vorn ist."

Jim Devenney
Beschaffungsmanager | Idahoan Foods

 

Ausblick auf die Zukunft: Weitere Optimierung mit KI-gestützter Software

Für die Zukunft plant Idahoan Foods, die Integration mit SPARETECH zu verbessern, indem ein optimierter Arbeitsablauf für die Anforderung von Ersatzteilen eingeführt wird. Wartungsteams werden in der Lage sein, neue Teile direkt über SPARETECH anzufordern, die automatisch einen Genehmigungsprozess durchlaufen und in das ERP-System integriert werden, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und das Fehlerpotenzial reduziert wird.

• Implementierung des Datenaustauschs mit dem ERP-System zur Prozessoptimierung
• Langfristige Ziele der Partnerschaft
  • Weitere Optimierung der Bestandsverwaltung in allen drei Werken
  • Weitere Standardisierung der Prozesse zur Dateneingabe und Neuanlage

"In den Werken gibt es heute noch viel manuelle Arbeit, u.a hinsichtlich Dateneingabe und fehleranfälliger Prozesse. Der Mensch wird zwar immer im Mittelpunkt der Entscheidungsfindung stehen, aber wir haben jetzt viel bessere Werkzeuge, um diese Entscheidungen zu orchestrieren, was letztlich zu einer globalen Zusammenarbeit führt."

Martin Weber
Geschäftsführer | SPARETECH

 

Webinar-Aufzeichnung 🖥️

Sehen Sie sich die Webinar-Aufzeichnung an und erfahren Sie, wie SPARETECH Idahoan Foods bei der Reduzierung der Ersatzteilbestände durch KI-Tools konkret unterstützt.

 

FAQs

🌀 Wie lässt sich SPARETECH in bestehende Systeme integrieren?

• SPARETECH ist ERP-unabhängig.
• Es lässt sich mit allen wichtigen Systemen integrieren, darunter SAP, Oracle, IBM und Microsoft Dynamics.
• Etwa 80 % des Kundenstamms arbeiten mit SAP, 20 % mit anderen MRP-Systemen.
• Die Integration erfolgt über eine API, die als "schmerzloser Prozess" beschrieben wird.

🌀 Wie lange dauert es, bis die ersten Ergebnisse sichtbar werden?

• Die Ergebnisse sind sofort verfügbar, sobald der Systemzugang gewährt wird.
• Idahoan Foods erhielt vorläufige Ergebnisse, bevor der Vertrag unterzeichnet wurde.
• Kontinuierliche Ergebnisse hängen vom Durchführungszeitplan ab.

🌀 Welche Datenquellen werden von der Software verwendet, um auslaufende oder veraltete Artikel zu identifizieren?

• Die Software verwendet nur verifizierte Daten von Originalherstellern.
• Es werden keine eingestellten Informationen von Websites Dritter angezeigt.
• Die Software betrachtet den Hersteller als die einzige vertrauenswürdige Quelle.
• Es werden Daten geprüft, bevor sie als veraltet markiert werden.

🌀 Sind verschiedene Profile für unterschiedliche Abteilungen eingerichtet?

• Das System verfügt über verschiedene Rollen und Berechtigungen.
• Es umfasst den Zugang für die Ersatzteilabteilung, das Engineering, die Beschaffung und die Produktion.
• Die Projektarbeit kann vom Tagesgeschäft getrennt werden.
• Die Benutzer können den Bestandsstatus einsehen und je nach ihrer Rolle Beschaffungsmaßnahmen durchführen.

🌀 Wie sind Sie mit dem SPARETECH LLM umgegangen, um alle Anbieter und Teilenummern zu lernen?

• SPARETECH ist seit 6 Jahren auf dem Markt.
• Es hat von Anfang an maschinelles Lernen eingesetzt.
• Die Software enthält über 30 Millionen Teile in der Datenbank.
• Durch Partnerschaften mit Herstellern und Lieferanten wächst das Unternehmen kontinuierlich. 

🌀 Welches MRP-System verwendet Idahoan Foods, und wie haben Sie die Integration gehandhabt?

• Idahoan Foods verwendet Microsoft Dynamics 365.
• Die Integration erfolgte durch Datenaustausch.
• Ein Mitglied des SPARETECH-Teams arbeitete an der Kartierung der Felder mit.
• Der Prozess wird trotz typischer ERP-Integrationsprobleme als unkompliziert beschrieben.

🌀 Können Ingenieure ein Teil für ein Projekt kaufen, das später zu einem Ersatzteil wird?

Ja, Benutzer können in SPARETECH nach Teilen suchen.

• Die Nutzer können über das System Produktanfragen stellen.
• Es besteht die Möglichkeit, den Artikel als nicht erfindungsgemäßen Gegenstand zu erwerben oder in ein Ersatzteil umzuwandeln.
• Die Anträge durchlaufen einen Genehmigungsprozess.