Hauptziel des Instandhaltungsmanagements ist es, die Verfügbarkeit von Anlagen und Maschinen sicherzustellen und ungeplante Anlagenstillstände zu vermeiden. Denn die Kosten ungeplanter Stillstände, vor allem in hochautomatisierten und eng verzahnten Produktionsprozessen, belaufen sich schnell auf sechsstellige Beträge, im schlimmsten Fall sogar mehr.
Besonders ärgerlich ist es, wenn sich eine Reparatur verzögert, weil ein dringend benötigtes Ersatzteil nicht verfügbar ist. Wenn solche Probleme auftreten, ist es üblich, dass produzierende Unternehmen zahlreiche verschiedene Ersatzteile in ihren eigenen Lagern vorrätig haben.
Aus Sicht der Instandhaltung ist dies eine risikominimierende Präventivmaßnahme. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht bedeutet dies eine hohe Kapitalbindung. Analysen von SPARETECH zeigen, dass das Bestandsvolumen für Maschinen- und Anlagenersatzteile eines Automobilwerks im Durchschnitt 42 Millionen Euro beträgt.
Gleichzeitig lässt sich das Risiko von Maschinenstillständen nicht völlig ausschließen, da aufgrund der enormen Variantenvielfalt nicht alle Ersatzteile vorrätig gehalten werden können. Im Durchschnitt kommt es jeden Monat zu zwei Stunden ungeplanten Maschinenstillständen aufgrund fehlender Ersatzteile. Besonders in Notfällen steigen die Beschaffungskosten für Ersatzteile. Bei SPARETECHs Kunden aus der Automobil- und Konsumgüterindustrie werden pro Standort durchschnittlich 8,4 Millionen Euro jährlich für Beschaffungskosten von Maschinen- und Anlagenersatzteilen ausgegeben.
Warum sollte man sich mit dem Ersatzteilmanagement befassen?
Dieser Artikel befasst sich mit den grundlegenden Problemen und Ursachen sowie den daraus abgeleiteten Lösungen, um die Anlagenverfügbarkeit zu erhöhen und die daraus resultierenden Beschaffungs- und Betriebskosten zu senken.
Ausgangssituation: Beschaffung von Ausrüstung
Wird eine neue Anlage beschafft, wird dem Betreiber vor der Inbetriebnahme die Anlagendokumentation zur Verfügung gestellt. Dazu gehören auch die Ersatz- und Verschleißteillisten für die jeweiligen Anlagenteile, Module, Baugruppen und die darin enthaltenen Ersatzteile.
Die Arbeit der Instandhaltungsplanung auf Seiten des Anlagenbetreibers beginnt mit der Analyse der Ersatzteilliste. Im Wesentlichen geschieht dies in fünf wesentlichen Schritten:
1. Indizierung der Listenpositionen
2. Entscheidung über die Bevorratung
3. Angebotsanforderung
4. Erstellung eines neuen Datensatzes im System
5. Beschaffung und Wareneingang
1. Indizierung
Bereits im ersten Schritt der Indizierung stellen sich mehrere Herausforderungen. Zunächst ist es entscheidend zu analysieren, welche Ersatzteile in den Listenpositionen der vorliegenden Ersatzteilliste gemeint sind. Häufig gibt es Diskrepanzen zwischen den Angaben in der Liste und denen in den Original-Herstellerangaben, insbesondere bei Teilenummern, Typenbezeichnungen und Kurztexten. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Da die Ersatzteillisten häufig noch manuell erstellt und meist von Hand in kundenspezifische Formate umgewandelt werden, kann es zu Unregelmäßigkeiten kommen.
Duplikate in der Ersatzteilliste und Identifikation durch SPARETECH.
Nachdem die einzelnen Ersatzteilpositionen identifiziert wurden, ist es wichtig, Duplikate innerhalb der Liste zuverlässig aufspüren zu können. In der heutigen Praxis werden dazu Methoden wie Excel-S-Referenzen unter Berücksichtigung von gelöschten Sonderzeichen verwendet. Es liegt auf der Hand, dass diese Methode selbst bei kleinsten Beschreibungsunterschieden nicht sehr zuverlässig funktioniert und in der Praxis oft zu Frustration bei den Beteiligten führt.
Sobald eine möglichst duplikatfreie Version der vorhandenen Ersatzteilliste erstellt ist, muss der Abgleich mit den vorhandenen Materialnummern und den Ersatzteilen im Lager erfolgen. Dieser Abgleich ist besonders wichtig, um den Kauf von bereits auf Lager befindlichen Ersatzteilen sicher zu vermeiden und doppelte Bestände zu vermeiden.
Duplikatsprüfung gegen den Materialstamm.
Die Schwierigkeit, die sich bei diesem Schritt stellt, ist, dass die Beschreibungstexte der Ersatzteilliste in fast allen Fällen von den Informationen im eigenen ERP-System abweichen. Nur selten sind die Bezeichnungen, Teilenummern und Beschreibungstexte identisch. Auch hier stoßen gängige Methoden wie Microsoft Excel an ihre Grenzen.
2. Entscheidung über die Bevorratung
Ist die Indizierung abgeschlossen, beginnt Schritt 2: die Bevorratungsentscheidung. Hierfür gibt es zahlreiche, meist unternehmensspezifische Ansätze, die von datengetriebenen Klassifizierungstools bis hin zu reinen Experteneinschätzungen auf Basis von Erfahrungswerten reichen.
Häufig werden klassische Methoden wie die ABC- und XYZ-Klassifizierung verwendet. Ebenso werden von einigen Unternehmen so genannte Risikoprioritätsnummern festgelegt, um die Entscheidung über die Bevorratung von Ersatzteilen und/oder Komponenten bestmöglich zu unterstützen. Bei einer Risikoprioritätszahl werden häufig folgende Faktoren berücksichtigt:
- Lieferfrist
- Preis
- Anzahl der Schichten
- geschätzte Ausfallwahrscheinlichkeit
- erwartete, zukünftige Nachfrage
Darüber hinaus werden in einigen Fällen das Schichtmodell, die Lagerkosten oder Informationen über die Haltbarkeit berücksichtigt.
Das Ergebnis der Bestandsbewertung ist im Idealfall eine duplikatfreie Liste der zu beschaffenden Ersatzteile, die noch nicht als Materialnummern existieren und nicht auf Lager liegen. Für Listenpositionen, die bereits auf Lager sind, können Änderungsvorschläge entwickelt werden, um die Dispositionsparameter für diese Materialien anzupassen, z.B. den Sicherheitsbestand leicht zu erhöhen.
3. Angebotsanforderung
Der dritte Schritt ist die Einholung eines Kostenvoranschlags. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen können alle Ersatzteile direkt beim Generalunternehmer beschafft werden (sog. One-Stop-Store). Andererseits können alle Angebote beim jeweiligen Originalhersteller für das entsprechende Ersatzteil eingeholt werden. In diesem Fall müssen wesentlich mehr Angebote erstellt, verschickt und beantwortet werden.
Aus Kostensicht liegt der bestmögliche Ansatz oft in der goldenen Mitte. Maschinenspezifische Baugruppen und Ersatzteile werden direkt vom Maschinenhersteller bezogen. Andererseits kann es sinnvoll sein, kleinere Komponenten zu bündeln und über Großhändler zu beschaffen. Andere Komponenten, für die bereits Rahmenverträge mit Herstellern ausgehandelt wurden, werden am besten direkt beschafft.
4. Erstellung eines neuen Datensatzes im System
Nachdem die Ausschreibung über einen längeren Zeitraum erfolgreich abgeschlossen wurde, können die neuen Materialdaten im ERP-System generiert werden. In der Praxis finden sich hier zahlreiche unterschiedliche Vorgehensweisen: von der manuellen Eingabe in Excel-, Access- oder Word-Eingabemasken, über selbst programmierte oder gekaufte Add-ons bis hin zur direkten Eingabemaske im ERP-System.
Auszug aus einem Erfassungsformular für die Neuanlage von Ersatzteilen.
Oft sind die bestehenden Lösungen nicht intuitiv und kosten den Benutzer viel Zeit. Darüber hinaus müssen alle Daten manuell in die Eingabeformulare übertragen werden, was Raum für Fehler eröffnet. Die Folge sind oft unvollständige, fehlerhafte Datensätze, die dann auch über die vorhandenen Suchfunktionen im jeweiligen System nur schwer wieder zu finden sind. 9 von 10 SPARETECH-Kunden geben an, dass sie zu viel Zeit mit der Suche nach Ersatzteilen im eigenen System verschwenden - durchschnittlich 2,5 Minuten pro Suchvorgang.
5. Beschaffung und Wareneingang
Der nächste Schritt ist die Beschaffung der Ersatzteile. Die Bestellanforderung stößt die Bestellung über die üblichen Einkaufstransaktionen an. Nach erfolgreicher Lieferung und Wareneingangsprüfung werden die Materialnummern eingelagert, auf die Lagerorte gebucht und warten dann auf ihren Einsatz. Häufig werden beschaffte Ersatzteile jedoch nie verwendet, weil die angenommene "Bedarfsprognose" im Zuge der Bevorratungsentscheidung nicht genau genug war, so dass am Ende des Lebenszyklus oft nicht benötigte Ersatzteile verschrottet werden.
Die Kosten dafür belaufen sich für ein durchschnittliches Automobilwerk auf eine sechsstellige Summe. Gleichzeitig ist die ökologische Dimension fragwürdig, da funktionsfähige Ersatzteile verschrottet werden, die mit hohem Material-, Energie- und Kapitaleinsatz hergestellt wurden.
Der gesamte Prozess von der Indexierung bis zur Verschrottung oder zum Verbrauch des Teils am Ende seines Lebenszyklus dauert in der heutigen Unternehmenspraxis oft 20 Tage, manchmal sogar mehrere Monate.
Digitales Instandhaltungsmanagement - Mit Software zum Erfolg
Die beschriebenen Probleme im Ersatzteilmanagement können durch den Einsatz intelligenter Software gelöst werden. Dadurch wird die Gesamtdurchlaufzeit von 20 Tagen auf wenige Minuten reduziert.
SPARETECH bietet diese sehr digitale und automatisierte Softwarelösung an, um die hohen Kapitalbindungskosten, Beschaffungskosten und den manuellen Aufwand drastisch zu reduzieren.
Die webbasierte Anwendung enthält im Wesentlichen die beiden Module:
1. digitaler Arbeitsablauf und 2. Datenlebenszyklusmanagement.
Die Hauptmodule der digitalen Ersatzteilverwaltungssoftware.
Der digitale Workflow von SPARETECH umfasst sowohl die einmalige Neuanlage von Materialien mit verifizierten Herstellerdaten aus der SPARETECH-Datenbank, als auch die automatisierte Ersatzteillistenprüfung (BOM-Check).
Das Data Lifecycle Management sorgt für die Identifikation aller Ersatzteile und Dubletten im Materialstamm und vervollständigt die Datensätze mit Produkt- und Referenzinformationen. Zukünftig wird es auch möglich sein, Produktdaten durch Hersteller-Updates kontinuierlich zu pflegen (Obsoleszenzmanagement).
Die Software-as-a-Service-Anwendung hat bei einer Vielzahl von Kundengruppen die Lagerbestände im Durchschnitt um bis zu 21% reduziert. Gleichzeitig werden die Wartungskosten deutlich gesenkt.
International führende Unternehmen wie Bosch, Porsche und Volkswagen vertrauen bereits auf die digitale Lösung von SPARETECH und setzen sie gewinnbringend in ihrem täglichen Betrieb ein.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um die Anwendung kostenlos zu testen und Ihr Sparpotenzial schnell zu ermitteln. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
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Bilder: SPARETECH GmbH & Unsplash